Was ist eine virtuelle Assistenz

Aug 20, 2021 | Virtuelle Assistenz

Was ist eine virtuelle Assistenz und welche Vorteile bringt die Zusammenarbeit?

Entstanden ist der Berufszweig in den 90er Jahren in den USA, so steht es zumindest in Wikipedia, wenn man nach virtuelle Assistenz sucht. Durch die Digitalisierung, sowohl als auch durch den Drang der Menschen selbst-bestimmt zu arbeiten, möchten immer mehr Menschen als virtuelle Assistenz arbeiten und der Begriff kurz VA wird immer bekannter – so auch in Deutschland!

Bist du noch Einzelkämpferin? Du musst nicht alles alleine stemmen! Auch wenn du noch nicht genug Arbeit für eine festangestellte Person hast, kannst du dir individuelle Unterstützung suchen. Stundenweise Unterstützung ist gar kein Problem.

Lass dir durch eine oder sogar mehreren virtuellen Assistenzen unter die Arme greifen!

Wie der Name virtuelle Assistenz schon ausdrückt, arbeiten wir virtuell und können dich dadurch in deinem Alltag unterstützen oder sogar komplette Aufgaben übernehmen. Welche das sind erfährst du weiter unten.

Auch wenn oft die Rede von virtuellen Assistentinnen ist, gibt es genauso männliche Assistenten. Sie haben einen kleineren Anteil, aber es gibt sie! Wenn man sich ruhig verhält und keine schnellen Bewegungen macht, kann man ab und zu einen sehen!

SCHERZ!

Wie arbeiten virtuelle Assistenzen?

  • Wir arbeiten virtuell – online – am besten papierlos, mit eigenen Betriebsmitteln.
  • Wir arbeiten weitestgehend ortsunabhängig, in einzelnen Fällen kann auch eine anteilige Anwesenheit ausgemacht werden.
  • Wir arbeiten größtenteils auf selbstständiger Basis, selten als Angestellte (da gibt es wieder andere Bezeichnungen dafür, daher gehe ich in meinem Artikel von der Selbstständigkeit aus).
  • Wir arbeiten in Eigenverantwortung auf Augenhöhe, soll heißen KEIN Angestelltenverhältnis.
  • Wir arbeiten stundenweise oder projektbezogen zu nicht festgelegten Arbeitszeiten.
  • Wir arbeiten für mehrere Auftraggeber gleichzeitig

Was kann eine virtuelle Assistenz übernehmen?

Kurz: alles, was digital erledigt werden kann und keine Anwesenheit voraussetzt!
Du kannst dir vorstellen, alles was du in einem Büro machst von Recherche, Korrespondenz, Telefon, kann dir die VA abnehmen. Im Endeffekt wie ein Angestellter der im Home Office arbeitet, aber mit vielen Vorteilen für den Auftraggeber und natürlich auch für den Auftragnehmer, sonst würden wir das ja nicht machen. Aber nicht nur das! Man kann eine persönliche Assistenz auch für das Privatleben suchen, diese bucht dann z.B. deine Friseurtermine oder hält dich über deine vielen Reisepläne auf dem Laufenden und organisiert dir diese auch.

Wichtigster Unterschied ist, dass ihr in keinem Angestelltenverhältnis steht und (meistens) nicht von Angesicht zu Angesicht arbeitet, sondern digital von allen Ecken der Erde und zu nicht festgelegten Zeiten. Man kann natürlich alles absprechen und etwas mehr definieren und fixieren. Allerdings muss immer im Hinterkopf behalten werden: es ist eine selbstständige und keine Angestelltentätigkeit!

Erkennbar an der nicht vorhandenen Weisungsbefugnis oder auch im höheren Stundensatz im Vergleich zu einem Angestellten. Außerdem schreiben wir keine Bewerbung mit Lebenslauf, sondern geben Angebote ab. Das ist für manchen recht schwer im Kopf zu behalten, wenn man jahrelang im Angestelltenverhältnis tätig war oder sogar noch ist.


Viele meiner Kolleginnen spezialisieren sich auf bestimme Bereiche, wie Social Media, Podcast oder auch Texten. Selbst mit Kundensupport oder -akquise kannst du eine virtuelle Assistenz beauftragen. Je nach Fachgebiet bauen wir uns tiefgehendes Wissen auf und bilden uns eigenständig darin weiter.

Mich als Beispiel

Da ich ein Scannertyp bin, habe ich vielfältige Interessen und kann mich als virtuelle Assistentin „austoben“. Im Bereich Webdesign baue ich Websites in WordPress und im Bereich E-Mail Marketing übernehme ich die komplette Technik z.B. anlegen von Automationen über Erstellung von Landingpages bis hin zur Unterstützung bei Produktlaunches. Mit diversen Kursen baue ich mir mein Fachwissen auf und setze es dann beim Kunden ein. Da man zum Beispiel nur für einen Produktlaunch meine Unterstützung braucht, kann man eben auch nur diese Tätigkeit buchen oder man benötigt nur phasenweise Hilfe, dann unterstütze ich stundenweise. Keine weiteren Fixkosten, da ich nicht angestellt bin und keinen Arbeitsvertrag abgeschlossen habe. Ich hingegen habe die Freiheit von überall und wann ich will zu arbeiten.

Du siehst, der Begriff virtuelle ASSISTENZ ist nicht wörtlich zu nehmen, denn viele von uns assistieren nicht nur, sondern sind Fachkräfte auf unseren Spezialgebieten und können komplette Prozesse übernehmen.
Während sich ein Coachin, Einzelunternehmerin, Solopreneurin oder Kleinunternehmerin auf ihre Kernkompetenzen fokussieren und somit Profi in deren Bereich werden kann, kümmert sich die VA um ihren -ihr beauftragten- Bereich.

Vorteile für Auftraggeberinnen

Viele Vorteile ergeben sich schon aus der vorherigen Beschreibung. Trotzdem zähle ich sie hier nochmal detailliert auf:

  • Du kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren und hast so viel mehr Zeit für deine Kunden.
  • Du musst dich nicht stundenlang mit Dingen beschäftigen, für die du zu lange brauchst, weil dir die Kenntnisse und Übung fehlt.
  • Du kannst ungeliebte Tätigkeiten, die dir schwer von der Hand gehen, abgeben.
  • Du kannst Aufgaben delegieren und für dich selbst eine bessere Work-Life-Balance erzeugen.
  • Du hast mehr Zeit dich auf deine Wissenserweiterung zu fokussieren und zwar in –deinem– Spezialgebiet.

Zudem ersparst du dir einiges an fixen Personalkosten und hast arbeitsvertragliche Vorteile:

  • keine Zahlung von Urlaubs- oder Krankenzeiten
  • keine Zahlung von Sozialleistungen
  • keine Kündigungsfristen bei schlechter Auftragslage
  • keine Ausgaben für Betriebsmittel, Steuern, Weiterbildungen oder Rentenrücklagen

 Vorteile für den Auftragnehmer, also die virtuelle Assistenz

  • Du bist nicht ortsgebunden
  • Du hast keine fixen, starren Arbeitszeiten
  • Dir gegenüber ist keiner weisungsbefugt, somit bist du dein eigener Chef
  • Du kannst dir deine Arbeitsumgebung aussuchen
  • Du kannst so viel oder so wenig arbeiten wie du möchtest – achte hierbei bitte auf deinen Stundensatz! Du bist SELBSTSTÄNDIG und KEIN ANGESTELLTER mehr! Bedeutet du hast sehr viel mehr Kosten, die du ausgleichen musst. Dazu gibt es einige Info´s im Netz, vielleicht schreib ich darüber auch noch etwas.

Hoffentlich konnte ich dir die Grundzüge einer Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenzen vermitteln und vor allem die Vorteile für dich als Auftraggeberin und mich als Auftragnehmerin aufzeigen.

Falls du noch Fragen hast, schreib mir gerne.

1 Kommentar

  1. Ich brauche eine persönliche Assistenz. Gerne auch eine virtuelle Assistenz. Gut zu wissen, dass diese rein virtuell und papierlos arbeitet.

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